Una mirada a: Flow: una aplicación de gestión de tareas con todas las funciones

Para aquellos que nunca han oído hablar de Flujo, es una potente suite de gestión de tareas que ofrece una app en línea web, aplicaciones para móviles iOS y una aplicación nativa de Mac OS X . Es una forma sencilla de organizar tareas y también de delegar tareas en equipos de personas de cualquier tamaño. Los chicos de MetaLab han actualizado recientemente Flow para que se ejecute en una interfaz mucho más fluida.

En esta guía, quiero repasar algunos de los cambios importantes que puede encontrar en la nueva versión de Flow . Algunos de los componentes antiguos se han vuelto a trabajar y otras funciones de la interfaz son completamente nuevas.

Después de un poco de práctica, la interfaz de usuario casi se convierte en una segunda naturaleza. Es un producto excelente para personas o equipos que necesitan una herramienta sencilla para la colaboración en proyectos .

Tour de registro guiado

Desde la página de inicio de Flow, puede registrarse rápidamente para obtener una cuenta de prueba gratuita con su nombre y dirección de correo electrónico. La aplicación en sí está alojada en un subdominio que separa la aplicación web del sitio en sí.

Me>>Está lleno de animaciones y cuadros modales que se sienten muy suaves. También presenta piezas esenciales de la interfaz, que pueden parecer confusas sin contexto.

Inmediatamente debe elegir un nombre para su perfil y su espacio de trabajo predeterminado. Aquí es donde se llevan a cabo todas sus tareas y donde puede mantenerse al día con sus compañeros de equipo.

Si tienes tiempo para realizar el tour Flow, ¡te lo recomiendo encarecidamente! Pero también creo que esta guía ayudará a los recién llegados a comenzar a usar Flow como herramienta de productividad.

Tareas>>Cada gran proyecto o equipo debe agruparse en espacios de trabajo. Estos espacios tienen su bandeja de entrada, listas, calendarios y miembros del equipo. Puede personalizar los espacios de trabajo con bonitos iconos para distinguirlos rápidamente.

Muchas personas que solo necesitan administrar un solo equipo o grupo de tareas estarán bien usando un solo espacio de trabajo.

Pero la capacidad de ejecutar varios espacios de trabajo juntos hace que Flow sea excepcional para la multitarea. Es posible dividir las tareas de su empresa, sus proyectos de autónomos y su vida personal, todo bajo esta única aplicación.

Ahora las tareas pueden organizarse en la bandeja de entrada o dividirse en listas según el estilo de organización que elija. Los listados se pueden agrupar si tiene grupos de tareas que están relacionadas o deben realizarse juntas (por ejemplo, desarrollo de frontend y backend).

La creación de una nueva tarea dentro de una lista o la bandeja de entrada utiliza la misma interfaz donde puede configurar una fecha de vencimiento, asignar la tarea a un miembro del equipo o incluso etiquetarla con palabras clave específicas.

El>>Cada espacio de trabajo se abre al panel del tablero. Esto mostrará toda la actividad reciente con respecto a nuevas tareas, nuevas listas, tareas completadas, tareas asignadas, comentarios de tareas y otras acciones similares. Puede obtener una vista completa de todo el proyecto en una línea de tiempo útil, como una fuente de noticias familiar.

Cada espacio de trabajo también tiene su calendario para diseñar tareas con fechas de vencimiento. Esto puede ayudar a visualizar los marcos de tiempo de un proyecto y qué tan avanzado está su finalización.

En una computadora de escritorio o portátil, la página del calendario se crea teniendo en cuenta el desplazamiento infinito para que pueda recorrer una colección de meses a la vez. También puede crear nuevas tareas directamente desde la vista de calendario haciendo doble clic en cualquier día.

Las>>Todos los demás enlaces debajo del Panel son relativamente sencillos para ayudar a organizar las tareas según a quién están asignadas y la fecha de vencimiento estimada.

Agregar nuevos miembros

Si tiene otras personas que necesitan acceso a su espacio de trabajo, puede invitarlas solo con una dirección de correo electrónico.

Mientras visualiza su espacio de trabajo, haga clic en el pequeño icono de engranaje ubicado en la parte inferior del panel de navegación izquierdo. Haga clic en y seleccione “Preferencias del espacio de trabajo” en el menú emergente.

Esto>Miembros>

  • Los administradores tienen el poder de eliminar miembros y eliminar el espacio de trabajo por completo. Generalmente, no necesitaría más de 2 o 3 administradores en un proyecto.
  • Los miembros son la función que utilizará normalmente y es la función preseleccionada de forma predeterminada. Este grupo puede ver toda la actividad en el espacio de trabajo excepto las listas ocultas con acceso predefinido otorgado a ciertas personas.
  • Los invitados son perfectos para autónomos o contratistas que se incorporan a un proyecto por un breve período de tiempo. Estas personas solo tienen acceso a las áreas en las que se les otorgan explícitamente los derechos para ver o editar.

Durante el primer recorrido, se le brinda la opción de agregar miembros a su espacio de trabajo principal. Después de la primera vez, probablemente no necesitará volver atrás, agregando demasiadas personas adicionales. Pero es parte de la funcionalidad general, y es una buena idea acostumbrarse a cómo funciona todo esto.

Listas y grupos

El uso de una lista o grupo es una solución principal para organizar grandes proyectos con múltiples subsecciones de trabajo.

Un grupo no contiene nada más que listas, y aunque una lista puede ser independiente, es posible que le resulte más fácil agruparlas. Tenga en cuenta que una lista tampoco es algo que deba usarse para siempre.

Puede crear un grupo para un pequeño proyecto paralelo de la empresa que tenga algunas listas internas de cosas que hacer. Una vez que hayan terminado, puede archivar las listas, por lo que todas las tareas se marcan como completadas y se mueven fuera de la próxima sección.

Piense en cada lista como notas adhesivas diferentes para mantener juntas las tareas relacionadas según los requisitos del proyecto o los miembros del equipo involucrados.

Si>>De forma predeterminada, las listas nuevas son públicas para todos los miembros del equipo en el espacio de trabajo, por lo que deberá personalizar esta opción si desea ocultar tareas específicas.

También>>Esta es una razón principal para usar etiquetas porque ayuda a proporcionar mejores resultados de búsqueda.

Comentarios de tareas para discusión

En la versión anterior de Flow, se aplicaban descripciones a cada nueva tarea. Estas descripciones se han eliminado en lugar de comentarios más directos de los usuarios. Son mucho más fáciles de manejar las discusiones donde los miembros del equipo pueden dejar información adicional o hacer preguntas sobre la tarea.

Al hacer clic en una tarea desde cualquier vista, se mostrará un nuevo panel en el lado derecho. Contiene detalles sobre la tarea, junto con un pequeño formulario de comentarios. Una vez que seleccione el campo, aparecerán varias características adicionales.

Haga clic en el pequeño icono de información en la esquina superior derecha del campo de texto para obtener consejos sobre cómo escribir en rebajas.

Otra>>Además, si se conecta a su cuenta de Dropbox, puede extraer datos directamente a Flow a través de la API. Esta funcionalidad para compartir archivos es increíble y casi se comporta como un depósito de elementos necesarios para el espacio de trabajo.

Cambios generales

Básicamente, esta nueva versión de Flow es impresionante. El tablero incluye no solo una simple administración de tareas, sino también actualizaciones de cualquier acción manejada en el espacio de trabajo. Puede ver qué miembros del equipo se fueron, se unieron, asignaron tareas, incluso dejaron algunos comentarios o cargaron algunos archivos.

Realmente reúne todas las características que esperaría de una solución de gestión de proyectos basada en equipos.

Otra mejora significativa es la internacionalización ampliada para una amplia variedad de idiomas adicionales. Además, la vista web móvil se ha optimizado para navegadores de teléfonos inteligentes junto con pantallas retina.

Flow funciona muy bien en cualquier dispositivo moderno, e incluso con tantas funciones, nunca se siente demasiado atascado.

También me gusta mucho la ventana de notificaciones y la barra de búsqueda que se encuentran cerca del icono del espacio de trabajo superior. Puede consultar la actividad más reciente y buscar cualquier cosa dentro del espacio de trabajo, ya sean personas o tareas o lo que sea.

Esta nueva versión de Flow puede cambiar sus hábitos de trabajo programados. Es posible que se necesite algo de práctica para acostumbrarse a la interfaz, pero sin duda vale la pena el esfuerzo.

Si>>También hay minitutoriales más útiles que aparecen de vez en cuando a medida que comienza a usar Flow con más frecuencia. Si tiene preguntas que parece que no puede responder, no tema ponerse en contacto con el soporte técnico o visite la página del Centro de soporte directamente.

Revisión de la aplicación móvil para iOS

Flow también tiene una aplicación iOS gratuita que se ejecuta en dispositivos iPhone, iPad y iPod Touch. Esto es perfecto para revisar proyectos sobre la marcha o completar tareas cuando no está en la computadora.

La versión anterior de Flow tiene una aplicación similar pero no tan pulida y organizada.

Cuando>>Usando la palanca de navegación deslizante en la esquina superior izquierda, puede cambiar entre diferentes espacios de trabajo rápidamente desde cualquier vista.

A>>Teniendo en cuenta que es gratis, recomendaría obtener una copia de la aplicación móvil si tiene un dispositivo iOS.

Incluso trabajando solo, este puede ser un gran producto si necesita organizar múltiples listas de trabajo de proyecto. Si usa una computadora Mac, es posible que desee obtener una copia de la aplicación Flow para macOS, que también se puede descargar gratis.

Clausura

Con todas las diversas soluciones de administración de tareas que existen, puede ser difícil cambiar a algo nuevo. Cualquiera que haya usado Flow en el pasado probablemente lo recuerde por las características extraordinarias y la excelente interfaz de usuario.

Esta actualización incorpora algunas funciones completamente nuevas que se mantienen fieles al núcleo del diseño de Flow: gestión de proyectos sencilla para personas o equipos.

Si bien creo que esta aplicación puede funcionar mucho mejor para administrar grupos de personas o proyectos, también puede funcionar maravillosamente como una aplicación única de administración de proyectos. Otras características como el calendario y las listas de proyectos son realmente esenciales una vez que ingresa al flujo de trabajo diario.

Asegúrese de visitar el sitio web de Flow si tiene algo de tiempo adicional, y si tiene otras preguntas o comentarios sobre el artículo, no dude en compartir con nosotros en el área de discusión posterior.

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