Guía para principiantes para configurar el correo electrónico con Zohomail

Si tiene una pequeña o mediana empresa, un servicio de correo electrónico con dominio personalizado puede ser bastante útil para agilizar la coordinación con su equipo. Hubo un tiempo en que se podía obtener un servicio de correo electrónico gratuito de Google Apps o live.com con un dominio personalizado . Sin embargo, suscribirse a versiones de pago de estos servicios de correo electrónico puede resultar demasiado caro.

Afortunadamente, todavía hay un proveedor que ofrece un servicio de correo electrónico gratuito con un dominio personalizado y una serie de funciones útiles, es decir, Zoho Mail . En este artículo, lo guiaremos a través de diferentes aspectos de Zoho Mail y cómo incorporarlos. Entonces, echemos un vistazo a lo siguiente.

Por qué utilizar un proveedor de correo electrónico en la nube

Es posible que se pregunte por qué debería utilizar otro servicio de correo electrónico mientras que su alojamiento web también proporciona un servicio de correo electrónico . Hay varias razones por las que debe utilizar un proveedor de correo electrónico, especialmente el servicio en la nube / SaaS , como Zoho Mail en lugar del que proporciona su alojamiento web.

  • Mayor confiabilidad y disponibilidad . Los proveedores de correo electrónico en la nube son utilizados por muchas organizaciones y son más confiables que el servidor de correo electrónico que proporciona su alojamiento web.
  • Más espacio en la bandeja de entrada por usuario . Si usa el servicio de correo electrónico de su proveedor de alojamiento web, la bandeja de entrada será solo una parte del espacio total en disco que brinde. Si tiene 10 GB de espacio en disco en el servidor y ya usa 5 GB para su sitio web, base de datos y contenido, entonces solo puede usar 5 GB de espacio para toda la empresa. Con Zohomail puede dar 5 GB de espacio en la bandeja de entrada a cada usuario .
  • Aplicaciones de colaboración . No es solo correo electrónico, también puede usar Zoho Docs y CRM y muchas aplicaciones de Zoho para la colaboración dentro de su empresa.
  • Usuarios adicionales a través de referencias . De forma predeterminada, puede obtener 10 cuentas de usuario en Zoho Mail; sin embargo, si alguien se registra en Zoho Mail desde su referencia, puede obtener hasta 15 cuentas adicionales para 3 referencias .

Registro de Zoho Mail

  1. Abra Zoho Mail y haga clic en Comenzar ahora
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  2. Elija Registrarse en el paquete GRATUITO de Zoho Mail
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  3. Ingrese su nombre de dominio y haga clic en Agregar dominio . Si aún no tiene un dominio, también puede comprar un dominio a través de Zoho Mail .
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  4. Ingrese sus datos en esta página. Su ID de Zoho Mail será su cuenta de administrador. Después de completar este formulario, haga clic en Registrarse
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  5. Su cuenta de Zoho Mail está casi lista. Ahora es el momento de verificar la propiedad del dominio. Haga clic en Continuar para verificar la propiedad del dominio
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  6. Zoho Mail le dará el nombre de host que debe crear como alias de zmverify.zoho.com
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  7. A continuación se muestra una muestra de creación de alias / CNAME en el panel DNS de Namecheap .
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  8. Después de crear un alias / CNAME en su panel DNS, puede hacer clic en Verificar y Continuar
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Configuración de Zoho Mail

Después de registrar la cuenta de Zoho Mail para su dominio y verificar la propiedad del dominio , ahora es el momento de configurar su cuenta.

  1. Crea tu primera cuenta con tu nombre de dominio . Este también es el administrador de su cuenta.
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  2. Puede agregar usuarios en este paso si ya tiene usuarios.
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  3. Los grupos son útiles para direcciones genéricas como info@yourdomain.com o finance@yourdomain.com, esto asegurará que el correo electrónico que envían los prospectos o clientes siempre sea leído por alguien de su equipo . Puede crear grupos en esta página, sin embargo, en este artículo, omitiré este paso.
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  4. Mail Exchange Record o MX Record es un valor de DNS que informa a los servidores de correo quién es responsable de manejar su correo electrónico . En esta página, verá la entrada MX que debe crear para su dominio. El nombre de host debe ser @, lo que significa sudominio.com y no su subdominio . Es posible que no pueda cambiar la prioridad a 10 y 20. Está bien usar otro número, como 1 y 5 o 5 y 10 siempre que el número de prioridad para mx.zoho.com sea menor que mx2.zoho.com
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  5. A continuación se muestra una muestra de la entrada MX en el panel DNS de Namecheap
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  6. Puede migrar su correo electrónico desde su proveedor de alojamiento web a Zoho Mail . puede usar POP o IMAP para migrar correos electrónicos desde su antiguo servidor de correo a Zohomail. Como sugiere Zoho Mail , es mejor migrar el correo electrónico después de cambiar los registros MX .
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  7. En esta página, puede ver enlaces a tutoriales para la configuración del cliente de correo . Si prefiere utilizar un cliente de correo de escritorio, puede seguir el manual de su cliente de correo.
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  8. A través de esta página, puede configurar el acceso desde su dispositivo móvil . Sin embargo, en este artículo omitiremos este paso.
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  9. Para el paso final, puede hacer clic en Continuar para acceder a Zoho Mail
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Configuración de registro SPF

Sender Policy Framework o SPF es un registro de texto DNS asociado con el dominio para identificar los servidores autorizados a enviar correos electrónicos para el dominio en particular. El destinatario usa el registro SPF para verificar que es un servidor permitido que les envía correos electrónicos .

Para Zoho Mail, puede crear una nueva entrada TXT para su dominio con la siguiente entrada:

v=spf1 mx include:zoho.com ~all

A continuación se muestra una captura de pantalla del registro TXT para el registro SPF .

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Configuración DKIM

DomainKeys Identified Mail (DKIM) es un sistema de validación de correo electrónico que fue diseñado para evitar la suplantación de identidad . El destinatario buscará una entrada de DNS que contenga una clave pública. Con esta clave pública, el destinatario puede verificar que el mensaje, incluido el adjunto, no se modifica durante el transporte . Podemos usar DKIM en Zoho Mail y, a continuación, le mostraremos cómo ejecutar su configuración.

  1. Desde su panel de control de correo, puede elegir Panel de control > Correo y documentos .
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  2. Elija Configuración de la organización en Administración de correo y luego seleccione la pestaña DomainKeys .
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  3. Ingrese el nombre del registro TXT , usando un nombre único para identificar Zoho Mail, como zoho o zohomail (estoy usando zohomail aquí). Haga clic en Generar nuevo registro para generar un nuevo valor TXT .
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  4. Con un nuevo valor TXT creado, ahora puede crear un nuevo registro DNS con el tipo de registro TXT .
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  5. A continuación se muestra una muestra de la entrada de DNS en el panel DNS de Namecheap .
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  6. Después de crear nuevos registros DNS, puede hacer clic en el botón Iniciar autenticación . Una vez que la autenticación sea exitosa, el botón cambiará a Detener autenticación
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Acceso a Zoho Mail mediante una URL personalizada

Puede acceder a Zoho Mail desde https://www.zoho.com/mail/login.html o simplemente puede abrir Zohomail.com y hacer clic en Iniciar sesión en la parte superior derecha de la página. Sin embargo, para facilitar el acceso de los usuarios a la web de Zoho Mail, puede crear una URL personalizada para la página de inicio de sesión, por ejemplo: mail.domain.com o webmail.domain.com en lugar de la URL larga anterior.

Lo que necesita es crear un alias o CNAME para su URL personalizada a business.zoho.com . A continuación se muestra una captura de pantalla de la creación de CNAME en la administración de dominios Namecheap.

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Configuración de la autenticación de dos factores

Para mejorar la seguridad de su cuenta de correo electrónico, puede emplear la autenticación de dos factores o TFA, para tener un método de seguridad adicional al lado de la contraseña. Incluso si alguien conoce su contraseña, no puede iniciar sesión en su cuenta mientras no tenga acceso al dispositivo TFA .

La siguiente es una explicación sobre cómo configurar el TFA para su cuenta de Zoho Mail .

  1. Haga clic en su avatar en la parte superior derecha y elija Mi cuenta
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  2. Haga clic en Configurar para proteger ahora
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  3. Elija Google Authenticator , haga clic en Siguiente
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  4. Puede escanear el código QR presentado por Zoho Mail con la ayuda de Google Authenticator . Está disponible para Android en Google PlayStore , para dispositivos iOS en iTunes y para Blackberry. Es posible que también necesite un escáner de código de barras . Para Android, uso el sugerido por Google Authenticator Barcode Scanner por ZXing Team
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  5. Aquí, también se le mostrará cómo crear un dispositivo MFA utilizando un teléfono inteligente Android . Abra el escáner de código de barras para que podamos escanear el código QR que nos ha proporcionado Zoho Mail.
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  6. Tengo dos aplicaciones de autenticación en mi teléfono, así que obtengo esta pantalla para elegir entre Google Authenticator y Duo Mobile . Para esto, elegiré Google Authenticator.
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  7. Recibirá la confirmación para guardar la clave de su cuenta. Toque Aceptar
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  8. Si acaba de comenzar a utilizar Google Authenticator , solo mostrará una cuenta. Como tengo varias cuentas que utilizan este software, será la última de la lista . El número que se muestra aquí es el código de verificación que debe ingresar en el siguiente paso . Ingrese el código de verificación y haga clic en Verificar . Si está utilizando su propia computadora, también puede hacer clic en Navegadores confiables para que no se le vuelva a solicitar TFA. y luego haga clic en Verificar
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  9. Ingrese su contraseña actual y haga clic en Activar
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  10. La configuración de TFA está casi completa. Ahora necesitamos verificar el número de teléfono . Sin embargo, este paso es opcional.
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  11. Ingrese su número de teléfono y haga clic en Enviar código . Zoho Mail le enviará un mensaje de texto con el código de verificación .
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  12. Ingrese el código de verificación que envió Zoho Mail y haga clic en Verificar
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  13. Tendrá los códigos de verificación de la copia de seguridad .
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  14. Puede guardar estos códigos como texto o imprimirlos . Puede utilizar estos códigos de seguridad como autenticadores , si pierde su teléfono.
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  15. En caso de que esté utilizando la autenticación de dos factores, debe crear contraseñas específicas para cada aplicación que utilice para acceder a Zoho Mail, incluido su cliente de correo de escritorio. Para hacer sp, haga clic en Continuar en este paso.
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  16. La configuración de autenticación de dos factores ha finalizado. Puede hacer clic en Mostrar mis preferencias para ir a su página de preferencias.
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  17. En la página de Preferencias puede ver sus códigos de verificación de respaldo , configurar contraseñas específicas de la aplicación , así como su navegador de confianza actual .
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Establecer contraseñas específicas de la aplicación

Como mencioné anteriormente, si usa TFA en su cuenta, debe generar contraseñas específicas de la aplicación para cada aplicación que use para acceder a Zoho Mail . En los siguientes pasos aprenderemos cómo ejecutarlo.

  1. Haga clic en Administrar contraseñas específicas de la aplicación
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  2. Ingrese el nombre de las contraseñas específicas de esta aplicación y también su contraseña actual
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  3. Zoho Mail generará una nueva contraseña específica de la aplicación . Solo puede ver esto una vez, así que asegúrese de guardar la contraseña .
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  4. En la parte inferior derecha, puede hacer clic en Mostrar enlace de contraseña generada . Puede ver la lista de contraseñas específicas de la aplicación desde aquí y también eliminar la contraseña si es necesario.
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Gestionar navegadores de confianza

  1. En accounts.zoho.com , elija Seguridad , seleccione Autenticación de dos factores y haga clic en Administrar navegadores confiables
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  2. En esta página, puede ver una lista de navegadores en los que confía. Aquí solo puede eliminar un navegador específico .
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Prueba de envío de correo electrónico

Una vez que haya completado todos los pasos anteriores, su cuenta de Zoho Mail estará lista para usar . Ahora puede probar su nueva cuenta de Zoho Mail enviando un correo electrónico de prueba . En el siguiente ejemplo, he enviado un correo electrónico de muestra a mi cuenta de gmail. El correo electrónico fue recibido con éxito por mi cuenta de Gmail .

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Ahora revisemos nuestra configuración de SPF y DKIM . Haga clic en el triángulo de la cara inferior junto al botón de respuesta y seleccione Mostrar original .

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Puede ver aquí que Google ha mostrado su configuración de SPF y DKIM .

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Conclusión

En este artículo informativo, he intentado mostrarle cómo registrar un nuevo Zoho Mail, configurar Zohomail MX, SPF y DKIM, crear una URL personalizada para acceder a Zoho Mail, configurar la autenticación de dos factores y probar el envío de correo electrónico desde Zoho Mail.

Ahora puede poner su dirección de correo electrónico con su propio dominio con confianza y comunicarse sin problemas con sus clientes o equipo.

Nota del editor: esta publicación fue escrita por Muhammad Panji para Hongkiat.com. Muhammad es un ingeniero de sistemas que se especializa en Linux, virtualización y computación en la nube. Juega con la nueva tecnología en su tiempo libre y mantiene  un blog sobre tecnología en idioma indonesio. Lo puedes encontrar en Twitter .

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