Guía esencial para administrar los contactos de Google

Junto con todas las aplicaciones colectivas de Google, Contactos ha demostrado ser un sistema de libreta de direcciones muy dinámico. Lo que comenzó en GMail ahora se ha adaptado a su propia aplicación basada en web en la que puede agregar, editar, eliminar y categorizar sus contactos de Google.

Estas listas se pueden sincronizar con su teléfono Android o incluso con su lista de contactos de iPhone / OS X, si puede configurarla correctamente. Por lo tanto, es fundamental mantener estos contactos organizados y fáciles de hojear.

Desafortunadamente, Google está lejos de ser el mejor ama de llaves y la plataforma de desarrollo aún está en pañales. He agregado algunos consejos útiles a continuación para que los usuarios de Google organicen su enorme lista de contactos.

La gran división

Si comenzó a usar Gmail, es probable que tenga una lista de contactos muy grande. Dentro del menú predeterminado Todos los contactos hay una lista de todas las personas a las que ha enviado correos electrónicos, respondido, llamado o enviado mensajes de texto a través de Google Voice. También contiene los contactos que le han enviado mensajes a través del chat de Google.

Es bueno que Google haya proporcionado varias categorías predeterminadas para empezar. Puede organizar a los miembros de la familia y los amigos en sus propios grupos, pero esto puede parecer un poco incómodo ya que Google+ usa Círculos ahora. La forma más fácil de administrar y configurar contactos duplicados es a través de su perfil de Google+, si es un usuario. De lo contrario, es posible que desee dividir los contactos de negocios de los de uso personal.

Menú de contactos creando un nuevo grupo

Puede crear nuevos grupos en el enlace de la barra lateral bajo la etiqueta “Nuevo grupo”. Todos los grupos nuevos se almacenan en “Mis contactos”, que es el grupo maestro que no puede eliminar. Por difícil que parezca, la forma más confiable de organizar todos sus contactos es pasar manualmente por el grupo Otros contactos.

Tengo mi cuenta de Google desde hace unos 5 años, y actualmente mi grupo de Otros contactos tiene algo más de 6.000 personas. Muchas de estas son direcciones de correo electrónico en blanco con las que me comuniqué en el pasado. Si no desea administrar una base de datos de este tamaño, simplemente organice a las personas que conoce en Mis contactos. Esta puede ser su carpeta de acceso para contactos, ya que es esta carpeta la que se sincronizará con cualquier dispositivo móvil Android emparejado.

Contactos en GTalk

Para agregar contactos a GTalk, primero debe enviar una solicitud de chat a alguien o aceptar sus solicitudes para conversar con usted. Luego, se agregarán automáticamente al grupo Mis contactos. Este proceso también adjunta sus nombres y apellidos en la pantalla de contactos.

descargue el último complemento de navegador de Google Talk

Ahora, un problema con el que me he encontrado al usar GTalk es en la aplicación de escritorio de Windows. Cuando descargue Google Talk por primera vez e inicie sesión, se le presentará su lista de amigos normal. Esto incluye a todos en línea, inactivos y fuera de línea.

El problema con eso es que también incluye todos los contactos que tienes que no son parte de Chat; en su lugar, extrae datos de su grupo Todos los contactos. Para mí, esto significa más de 5000 personas y direcciones de correo electrónico que no me importan y muchas de las cuales ni siquiera usan el chat están en mi GTalk.

mostrar solo los contactos de GTalk en la lista

Para desactivar esta función, busque en la parte inferior de la aplicación un botón “Ver”. Haga clic una vez para abrir un menú y busque “Mostrar todos los contactos de la libreta de direcciones”. Esto tiene una marca de verificación de forma predeterminada, lo que significa que está habilitado. Simplemente haga clic una vez para deshabilitar y notará una limpieza drástica de su lista de chat.

Trabajar en la aplicación web de contactos

El diseño nuevo y actualizado de Contactos de Google refleja muchos de sus esquemas de diseño recientes. Se parece mucho a Google Docs y también se comporta en una función similar a la nueva GMail. En la columna principal encontrará los contactos predeterminados enumerados con su nombre completo, dirección de correo electrónico, número de teléfono y otros detalles.

Desde la barra lateral izquierda puede hojear otros grupos de contactos e incluso buscar en Google+. Si no está utilizando sus funciones de redes sociales, esta lista estará vacía. Desde el enlace Importar, puede agregar cualquier archivo CSV o una vCard para cualquier contacto alternativo.

Buscar y trabajar con Contactos G

El menú superior principal tiene algunas características adicionales y también le permite agregar directamente un nuevo contacto. Puede hojear varias páginas desde los botones del lado derecho.

Además, en el menú de engranajes encontrará un enlace de Configuración. Este menú muestra entradas para aumentar la lista de contactos hasta 500 por página y, además, activa y desactiva los atajos de teclado. Puede obtener una lista completa de atajos de teclado en el centro de soporte de Google.

Detalles del perfil de usuario

Desde la vista principal de contactos, puede hacer clic en cualquier fila de usuario para abrir una vista más detallada. En la parte superior, encontrará el nombre del contacto, la foto de perfil, el cargo, la empresa, junto con los grupos y círculos en los que lo tiene.

En la captura de pantalla a continuación, puede ver que el contacto de mi amigo Nathan está guardado en Mis contactos y el círculo “Amigos” en mi Google+.

Ejemplo de página de perfil de contactos de Google

Gran parte de todos estos datos se pueden extraer de la cuenta de Google del otro contacto, suponiendo que hayan completado los campos respectivos. Sin embargo, también puede editar manualmente los datos de contacto usted mismo, es decir, varios números de teléfono, direcciones de correo electrónico o URL de páginas web. Google incluso te ofrece subcategorías como Blog , Página de inicio y Perfil .

El área de texto grande a la derecha tiene el texto de marcador de posición “Agregar una nota”. Ninguna de esta información se muestra públicamente ni se comparte con su contacto. Personalmente, nunca he sentido la necesidad de utilizar esta sección. Pero es un gran lugar para almacenar metainformación adicional que no desea olvidar sobre un contacto. Estas podrían ser fechas memorables como aniversarios, reuniones anuales o una próxima cita o reunión.

Fusionar duplicados

Esta es una función que falta en otros libros de contactos convencionales. Desde cualquier vista de lista de contactos de Google, haga clic en el “botón Más” para mostrar opciones adicionales. Luego haga clic en el enlace “Buscar y combinar duplicados”.

Buscar y combinar contactos de Google duplicados

Si no se puede encontrar nada, aparecerá un pequeño mensaje emergente que le aclarará que no tiene duplicados. De lo contrario, Google mostrará una pequeña lista de contactos que tienen entradas repetidas en varias listas de grupos.

Por lo general, encuentro duplicados entre mis contactos principales y mis círculos de Google+. Si desea mantenerlos separados, tampoco debería ser un problema. Pero, que yo sepa, la fusión de ambas listas no debería afectar nada fuera de Contactos.

Importar y exportar

Si no tiene tiempo para revisar todos sus grupos y eliminar entradas innecesarias, la función de exportación puede ser la solución más rápida. Haga clic en el menú del botón “Más” y seleccione el enlace “Exportar” para abrir una nueva ventana.

Desde aquí puede seleccionar el grupo al que desea dirigirse (he elegido Todos los contactos) junto con el formato de salida.

Exportación de contactos de Google en CSV / Outlook

Los listados de vCard son un poco más difíciles de eliminar. El archivo .CSV para Outlook o productos similares de Microsoft debería abrirse correctamente en Excel. Desde aquí puede recorrer todas las filas e incluso eliminar grandes bloques de contactos a la vez. Esto hace que limpiar su lista sea mucho más fácil que tratar de trabajar dentro del límite de 500 páginas en el administrador de contactos.

Una vez que haya terminado con la actividad de organización, simplemente guarde el archivo y vuelva a importarlo a Contactos de Google. Recomiendo guardar esta copia con un nombre de archivo diferente para que no sobrescriba la lista original. por si acaso.

 

Chat de Google en GMail

La nueva aplicación de chat en el navegador se incluye tanto en GMail como en Google+. La funcionalidad es mucho más refinada dentro de GMail, por lo que es mucho más fácil jugar con sus contactos de chat. Apagué mi cliente de chat en G + porque a menudo siento que G + es demasiado para tratar.

Si ya ha cerrado la sesión, simplemente haga clic en el enlace de inicio de sesión en la parte superior del widget. Si no puede encontrar el chat, simplemente haga clic en el icono de la burbuja de diálogo en la parte inferior de la columna izquierda. Si se desplaza sobre el área de este widget de chat, verá que aparece un nuevo enlace de menú desplegable en la parte superior derecha. Una de las configuraciones tiene la etiqueta “Mostrar en la lista de chat”. De forma predeterminada, solo muestra los contactos “Más populares”, lo que puede ser molesto ya que no puede ver quién más está en línea.

GMail inició sesión en la configuración del chat

Siempre cambio esto a Todos los contactos para poder acceder a toda mi lista de chat. Vale la pena señalar que este Todos los contactos NO es lo mismo que su grupo “Todos los contactos”. En su lugar, solo muestra todos los contactos autorizados para chatear contigo.

Trabajando pequeño

Si pasa el cursor sobre sus contactos en la lista de chat, verá una pequeña ventana emergente lateral con su foto de perfil, nombre y correo electrónico. Este menú no aparece en la lista de chat de Google+, otra razón más para ceñirse a GMail.

Perfil de usuario de Hongkiat en la lista de contactos de GMail / GTalk

Ahora, la mejor manera de organizar sus contactos es buscar en el cuadro que está justo encima del estado de su chat. A medida que escribe, Google ofrecerá sugerencias de personas y puede elegir agregarlas a su lista de chat, enviarles un correo electrónico o incluso bloquearlas.

Si la persona ya está en su lista de chat, tendrá un pequeño icono de notificación a la izquierda de su nombre. La burbuja verde significa que están conectados actualmente, rojo significa ocupado, ámbar significa inactivo y gris significa desconectado. Basándome solo en esta interfaz, casi nunca miro mi lista de chat. Puedo acceder a todos mis contactos y prácticamente a cualquier funcionalidad que necesite directamente desde el cuadro de búsqueda.

Enlaces Útiles

Conclusión

Con solo estos pocos recursos para comenzar, no debería llevar mucho tiempo adaptarse al sistema de Contactos de Google. Existe un amplio soporte para importar contactos desde una aplicación de terceros, además de una gran cantidad de interconectividad. Google+ también ha abierto un nuevo capítulo para los usuarios de sus servicios de chat y correo electrónico.

Si ha estado buscando limpiar sus contactos de Google, solo necesitará un poco de paciencia y perseverancia. Organizarse se siente genial y Google le ofrece las herramientas para hacerlo realidad. Los usuarios del cliente de mensajería instantánea de Google Chat también se sentirán aliviados con un acceso tan sencillo para organizar los contactos de sus amigos. Si tiene ideas o sugerencias similares para administrar contactos en Google, compártalas con nosotros en el área de discusión de publicaciones a continuación.

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