Guía de colaboraciones en línea: consejos, herramientas y aplicaciones útiles

El arte de la colaboración en línea se ha ido perfeccionando lentamente durante un par de décadas. Se podría argumentar que las redes digitales comenzaron con la popularidad de los teléfonos móviles. Pero la World Wide Web se ha expandido para crear un lugar de encuentro donde las ideas pueden convertirse en algo muy real y tangible. Trabajar con un equipo de cualquier tamaño requerirá cierto compromiso. Y con las herramientas e ideologías adecuadas, es posible construir algunos de los mayores avances tecnológicos del futuro.

Parece mucho más fácil hacer esto por escrito que cuando necesita poner sus ideas en movimiento. Debe hacer que todos piensen en la misma página y comuniquen sus ideas de manera eficiente. Esto requiere un liderazgo fuerte y la plataforma adecuada para lanzar esfuerzos creativos. En este artículo, quiero compartir algunos de mis consejos para lograr que su equipo colabore en línea.

Organizar el equipo

Después de mucho ensayo y error, he llegado a la conclusión de que la organización es el consejo número uno que debe seguir. Si quita algo de este artículo, debería ser cómo organizar su equipo.

Archivador organizado con pestañas de carpeta(Fuente de la imagen: applec2400 )

Cada proyecto puede necesitar un estilo de organización diferente. Debe tener un método limpio para compartir ideas y agrupar temas relacionados. El correo electrónico es una opción obvia, ya que puede configurar categorías y etiquetas para las discusiones archivadas. Pero no es tan bueno para compartir en tiempo real entre varias personas.

Foros privados

Las aplicaciones de chat son otra solución, pero no tan buena para guardar conversaciones de texto antiguas. Esto significa que es extremadamente difícil organizar la información o incluso acceder a ella en una fecha posterior.

Creo que un foro de discusión privado puede ser el lugar perfecto para compartir estas ideas. Cada uno de los miembros de su equipo puede crear nuevos hilos y responder a los comentarios en tiempo real. No importa quién esté en línea, ya que todas las publicaciones más antiguas están enlazadas de forma lineal. También puede agruparlos en categorías y subcategorías en la página de inicio del foro.

solución de tablón de anuncios phpBB de código abierto gratuito

Por lo general, la mayoría de los servidores web utilizan de forma predeterminada un entorno de servidor PHP / MySQL. Para soluciones de código abierto recomiendo phpBB o Simple Machines . Cada uno tiene su propio conjunto de plantillas web que son perfectas para pequeñas colaboraciones en equipos. Ambos scripts aún están en desarrollo activo y no muestran signos de detenerse pronto.

Delegación de tareas

Otro gran obstáculo con el que se encontrará su equipo es la organización de tareas. Estos pueden incluir todo, desde marketing, desarrollo de contenido, diseño / gráficos y codificación del frontend o backend de un sitio web, además de considerar cualquier otra tarea importante que necesite realizar.

En lo que respecta a la gestión de tareas, hay soluciones pagas más que suficientes para considerar. Flow es un sistema de gestión de tareas de hermoso diseño creado para equipos pequeños y grandes. Las tareas pueden agruparse en un formato de lista o mostrarse en un calendario mensual. Además, puede organizar tareas en categorías y etiquetas, y adjuntarlas a un usuario específico. La compañía incluso ha desarrollado aplicaciones Flow para dispositivos iPhone y Android. Desafortunadamente, su sistema de administración costará hasta $ 100 al año y eso no es confiable para muchas pequeñas empresas.

Aplicación móvil de la lista de tareas pendientes del iPhone de Apple(Fuente de la imagen: Dhaval Motghare )

Para una solución gratuita, recomiendo Wunderlist . Este debe ser uno de los mejores sistemas gratuitos de administración de tareas que puede encontrar en línea. Su aplicación web es muy intuitiva y te permite compartir con otros amigos en tu red. Esto significa que puede crear un espacio de trabajo de proyecto y cualquier tarea nueva que cree se sincronizará automáticamente con sus cuentas. Wunderlist es compatible con Mac OSX y Windows, además de aplicaciones móviles para iPhone, iPad y Android.

Almacenamiento en la nube

El almacenamiento de sus archivos en la nube casi se ha convertido en una solución moderna necesaria para el almacenamiento y el intercambio de archivos. Hay tantas aplicaciones que puede encontrar que ofrecen almacenamiento en la nube para todos los archivos del proyecto de su equipo.

El propósito es configurar un área única donde todos puedan acceder a archivos importantes en cualquier momento del día. Esto es esencial si trabaja con personas de diferentes partes del mundo y vive en zonas horarias completamente diferentes. Sería difícil estar siempre sincronizados entre sí. Pero el almacenamiento en la nube ha cambiado drásticamente la situación para mejor.

CloudApp es probablemente la primera idea que me viene a la mente. Sus cuentas profesionales tienen un precio muy razonable y casi no tiene límites en la cantidad total de archivos que puede cargar. Los usuarios gratuitos nunca verán caducar su cuenta, por lo que todos sus archivos se almacenan de forma segura en CloudApp durante el tiempo que sea necesario.

CloudApp

Otra solución es Droplr, que es una aplicación más nueva en la escena del alojamiento en la nube. También tienen software creado para los sistemas operativos Windows y Mac, lo que significa que puede omitir por completo la interfaz web. La única diferencia entre estas dos aplicaciones es su diseño de interfaz de usuario y tablas de precios. Eche un vistazo a ambos y vea si favorecería a uno sobre el otro.

Aplicaciones web de Google

Cuando hablamos de colaboración en la nube, no podemos olvidarnos de Google. Sus productos pioneros han superado los límites en el campo de la tecnología de Internet y han puesto herramientas gratuitas en manos de los emprendedores. Mi ejemplo favorito tiene que ser Google Docs, donde puedes crear una cantidad ilimitada de documentos de Word, hojas de cálculo y presentaciones. Todo lo que necesita es una cuenta de Google y su inmensa red de granjas de servidores mantendrá sus archivos almacenados de forma segura.

La mejor parte es su sistema de intercambio único y su interfaz fácil de usar. Una vez dentro de un documento, puede editar la configuración de privacidad haciendo clic en el botón “Compartir” en la esquina superior derecha. Esto mostrará opciones donde puede abrir el documento al público o limitarlo a un número selecto de personas. Estos se administran mediante direcciones de correo electrónico, por lo que incluso si los miembros de su equipo no tienen una cuenta de Google, aún pueden iniciar sesión y editar el contenido.

Trabajar en dispositivos móviles

No todo el mundo ha realizado la transición de las plataformas de escritorio a las móviles. Por supuesto, todavía existe una gran necesidad de usar computadoras de escritorio que ofrecen una gran cantidad de espacio en la pantalla, sin mencionar el soporte para miles de aplicaciones. Pero los teléfonos móviles con iOS o Android se están convirtiendo rápidamente en la norma en la cultura popular.

Incluso estamos notando que los niños pequeños descargan nuevas aplicaciones en su iPhone o iPod Touch. Es difícil ignorar el mercado móvil cuando se trata de colaboraciones en línea. Hay tantos productos disponibles, pero solo los más notorios han podido lanzar aplicaciones para dispositivos móviles.

Dos grandes ejemplos incluyen Basecamp de 37signals y Socialcast . Basecamp es más una herramienta de colaboración tradicional en la que puedes crear espacios de trabajo de proyectos y delegar tareas para diferentes usuarios. Esto es perfecto para equipos de proyectos más pequeños que obtienen una pequeña ganancia de su trabajo. Socialcast, por otro lado, es un producto mucho más profundo. Ofrecen un plan gratuito que es excelente para probar el sitio. Si echa un vistazo a la página de información del producto , notará todos los pequeños detalles que se incluyen en este producto. Su soporte móvil es impecable y le permite acceder incluso a las funciones más notables. Algunos de estos incluyen datos de análisis de tráfico web, asignaciones de tareas, correo electrónico de Outlook e incluso widgets de microblogging (actualizaciones de estado, comentarios de publicaciones, preguntas, etc.).

Aplicaciones web más populares

Junto con lo anterior, he reunido una pequeña colección de aplicaciones web muy populares para la colaboración en línea. Sincronizar tareas y crear un nuevo proyecto nunca ha sido tan fácil con estas poderosas herramientas.

Te recomiendo que pruebes cada producto solo para ver cómo te funciona. Si alguna aplicación se siente torpe o inútil, no tenga miedo de dejarla caer y pasar a la siguiente. Tu tiempo no es algo para perder, y cuando encuentres la aplicación adecuada, ¡lo sabrás!

Dropbox

Esta es otra startup realmente genial que aún no me ha defraudado. Los profesionales de la industria tecnológica saben que el boca a boca es una pieza fundamental del marketing. Y Dropbox ha demostrado ser increíble con esta técnica para expandir los límites de carga de usuarios a través de referencias de afiliados.

El sitio principal tiene enlaces donde puede descargar el software para Mac, Windows, Linux o incluso dispositivos móviles. Su equipo es increíble y la aplicación realmente “simplifica tu vida”. El plan básico gratuito limita el almacenamiento de carga a 2 GB, ¡pero las cuentas profesionales y los equipos pueden aumentar a 1 terabyte o más!

Dropbox

Wunderkit

Wunderkit tal vez sea mi opción favorita de todas las herramientas de colaboración web en línea. Esto es desarrollado por las mismas personas que hicieron Wunderlist, excepto con muchas más funciones. La aplicación tiene una conexión social donde cada usuario tiene su propio perfil de red. Esto muestra sus espacios de trabajo del proyecto actual, tareas, foto de usuario, biografía y otra información personal. Pero la mejor parte es que Wunderkit te permite segmentar espacios de trabajo públicos y privados.

Esto hace que sea muy fácil colaborar con muchas personas diferentes a través de una sola aplicación. Y aún mejor, tienen soporte para aplicaciones en las tiendas de aplicaciones OSX e iOS.

Wunderkit

Sync.in

Esta es una aplicación pequeña pero notable para presentarla como una herramienta de colaboración en línea. Snyc.in creará notas públicas que se definen mediante identificadores de clave únicos. Puede agregar cualquier texto, como URL de enlace, viñetas, marcado HTML, realmente cualquier forma de entrada de texto.

Luego, al copiar la URL de la nota, puede compartir el mismo texto con todos los socios de su equipo. Tienen la opción de editar lo que ya ha creado o incluso agregar sus propias notas a la mezcla. Y puede definir configuraciones donde las ediciones de cada autor se resaltarán con un color diferente y se clasificarán con una marca de tiempo.

Sync.in

Es cierto que la aplicación no es tan útil para archivar sus ediciones anteriores. Pero si necesita un archivo de texto en vivo basado en la nube para compartir notas simples, Sync.in es perfecto.

Proyectos Zoho

Zoho es muy similar a Basecamp excepto que su versión gratuita se extiende para siempre. Cualquier cuenta gratuita está limitada a un espacio de trabajo de proyecto con un número ilimitado de usuarios. También ha limitado la carga de archivos, pero los wikis y otras herramientas son excelentes.

Si nunca antes ha oído hablar de Zoho Projects, le recomiendo encarecidamente que realice el recorrido rápidamente. Esto incluye algunas capturas de pantalla para familiarizarse con el panel de administración y muchas de las funciones subyacentes. Su precio puede resultar muy caro en comparación con las otras opciones que he proporcionado. Pero si puede administrarlo con una cuenta gratuita, Zoho ofrece una excelente solución como espacio de trabajo temporal para proyectos.

Proyecto Zoho

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Conclusión

La creación de redes y la colaboración son siempre un área gris para los nuevos compañeros de equipo. Puede resultar difícil definir quiénes son los líderes del proyecto y cuáles son las tareas asignadas a cada miembro. Afortunadamente, tenemos acceso a las muchas aplicaciones que se encuentran a lo largo de esta publicación para facilitar un poco el proceso.

Espero que esta guía haya aclarado algunos de los mecanismos internos necesarios para trabajar en línea. Cualquier equipo deberá sentirse cómodo compartiendo ideas y respetándose mutuamente. A los creativos les encanta construir cosas nuevas, está en nuestra naturaleza. Y lo único mejor que crear ideas creativas es hacerlo con otras personas a tu lado.

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