Cree, envíe y administre facturas sin esfuerzo con Billbooks

La facturación puede ser una molestia, especialmente si eres un profesional independiente , ya que tu fortaleza puede estar en la redacción , el diseño o el desarrollo web , y no en la contabilidad.

Gestionar esto manualmente probablemente le dará dolores de cabeza, especialmente cuando tiene poco tiempo para cumplir con los plazos.

A menos que tenga el presupuesto para tener su propio contador, es hora de que comience a buscar una herramienta que pueda satisfacer todas sus necesidades de facturación. Con ese fin, permítanos presentarle Billbooks .

Billbooks es un servicio de facturación en línea basado en la nube que lo ayuda a crear, enviar y administrar sus facturas y, además, lo ayuda a monitorear sus finanzas . Tiene una serie de excelentes características y una excelente estructura de precios que está orientada a autónomos y pequeñas empresas emergentes.

Echemos un vistazo a Billbooks y lo que tiene para ofrecer.

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Introducción a los Billbooks

Billbooks es un servicio en línea basado en la nube que lo ayuda a administrar las facturas de su empresa. En lugar del inicio de sesión habitual en las redes sociales, registrarse requiere el nombre de su empresa, su nombre, una dirección de correo electrónico, un nombre de dominio y una contraseña.

Registro

Una vez registrado, se le llevará a la interfaz principal de Billbooks.

Billbooks

La barra de menú en el lado izquierdo del tablero enumera los cuatro tipos de elementos que puede crear en Billbooks. Billbooks admite atajos de teclado para navegar entre estos cuatro elementos, a saber, Factura (I), Estimación (E), Cliente (C) y Gastos (X).

También tiene acceso a vistas de lista para todos estos, donde puede administrar y editar elementos.

Gestión de sus necesidades de facturación

Primero echemos un vistazo a cómo crear y administrar sus facturas.

Facturas

La pantalla Nueva factura de Billbooks es una herramienta completa para la creación de facturas, con todos los campos que necesitará para una factura adecuada.

Tiene la capacidad de especificar los destinatarios de la factura (tanto de su lado como del lado del cliente), titular la factura y agregar nuevas líneas, artículos e impuestos a los Billbooks.

También hay un panel lateral de Configuración rápida donde puede personalizar la moneda, la fecha de vencimiento, si la factura es recurrente y si hay cargos de flete o descuentos aplicables a la factura.

Nueva factura

Las facturas se clasifican en Borradores, Pendientes, Cerradas, Disputadas y Recurrentes . Puede mover una factura de una categoría a la siguiente desde la barra lateral en la vista de factura, como Hacer pendiente en la vista Borrador de factura.

Aquí también puede enviar, editar, imprimir, duplicar y eliminar borradores de facturas.

Barra lateral de facturas

Tenga en cuenta que al marcar la opción Recurrente en la barra lateral de Configuración rápida de una factura se omite la etapa Borrador y se envía la factura directamente a la categoría Recurrente. Si necesita realizar un seguimiento del historial de sus facturas, hay una sección de Historial , que muestra cuándo se ha editado una factura.

Estimados

Si necesita enviar presupuestos (o cotizaciones), aquí es donde los crea. La pantalla Nueva estimación es casi la misma que la pantalla Nueva factura, con algunas diferencias.

Hay menos opciones en el panel lateral de Configuración rápida y un conjunto diferente de opciones de la barra lateral cuando ve la estimación.

Nueva estimación

Las estimaciones no se clasifican como facturas; solo tiene las categorías Borrador y Enviado para estimaciones. Por lo tanto, la barra lateral se ve un poco diferente, con una opción Convertir en factura en lugar de Hacer pendiente .

Barra lateral de estimaciones

No se preocupe si tiene que gestionar muchas facturas y presupuestos. Billbooks tiene una función de búsqueda en vivo que le permite buscar rápidamente en sus documentos.

Búsqueda en vivo

También hay opciones de vista previa rápida, accesibles desde el triángulo que mira hacia abajo a la derecha de una factura o presupuesto. Esta vista previa rápida le permite echar un vistazo rápido a la factura sin abrirla.

Vista previa rápida

¿Terminaste con una factura o presupuesto? Luego, envíelo por correo electrónico. Billbooks incluso le permite adjuntar archivos a sus facturas y presupuestos . También admite formatos como DOC, XLS, PDF, PPT, PNG, JPG y ZIP. Hay un límite de tamaño de archivo de 5 MB para los archivos adjuntos.

Gestión de clientes y gastos

Puede administrar sus cuentas de cliente a través de la opción de cliente. El botón Cliente abrirá una ventana flotante para crear un nuevo cliente para sus facturas y presupuestos.

En este punto, no es necesario que complete todos los campos. Billbooks solo requiere el nombre de la empresa y los datos de contacto de su contacto principal. Sin embargo, es bueno completar toda la información para fines de mantenimiento de registros.

Crear un nuevo cliente

El soporte multilingüe de Billbooks es útil aquí, ya que puede seleccionar el idioma en el que desea enviar las facturas según las preferencias de su cliente. Los idiomas admitidos incluyen inglés, holandés, español, alemán y francés.

Gastos de seguimiento

Al igual que la opción Cliente, la opción Gastos abre una ventana flotante que le permite crear un nuevo gasto, para la capacidad de seguimiento e informes de gastos de Billbooks. También puede categorizar estos gastos y asignarlos a clientes particulares , si corresponde.

Nuevo gasto

Si desea ver todos sus gastos, puede hacer clic en Gastos en la barra lateral izquierda. Esto lo llevará a la vista Gastos, donde puede filtrar y ordenar sus gastos por fecha, cliente y categoría, entre otros. También puede editar y crear nuevos Gastos aquí.

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Informes de pérdidas y ganancias

Por último, Billbooks tiene una sección especial sobre la generación de informes de pérdidas y ganancias para su empresa. No es la herramienta más completa disponible pero, de nuevo, no es algo común en las aplicaciones de facturación.

Puede elegir el período del informe, ya sea anual, semestral o trimestral. También puede establecer una fecha de finalización para el informe y elegir ver Ingresos basados ​​en efectivo o Acumulados .

Informe de pérdidas y ganancias

El informe se puede descargar en PDF o exportar en formato Excel o CSV . También puede imprimir el informe directamente desde su navegador.

Opciones de pago

Billbooks admite muchas opciones de pago, lo cual es una buena noticia tanto para usted como para sus clientes. En Método de pago , puede vincular sus facturas a servicios de pago como PayPal para transferencias en línea y Stripe para recibir pagos con tarjeta de crédito.

Método de pago

Por supuesto, necesitará tener una cuenta con cualquiera de estos servicios antes de poder integrarlos en sus facturas. La integración de cualquiera de estos servicios en sus facturas agrega una opción Realizar pago , que los clientes pueden utilizar para realizar sus pagos.

Limitaciones

Con todo, Billbooks es un servicio increíblemente útil, pero no está exento de ciertas limitaciones. Por ejemplo, no puede crear su propio diseño de factura y solo puede elegir entre unas pocas plantillas preestablecidas. La función de factura recurrente tampoco es tan flexible, con plazos preestablecidos que no puede modificar para satisfacer sus necesidades.

Conclusión

No obstante, una de las mejores cosas de Billbooks es su sistema de precios: no hay que pagar tarifas de suscripción mensuales o anuales . En su lugar, compra un paquete de facturas prepagas. Los paquetes prepagos comienzan en $ 10 por 20 facturas hasta $ 60 por 200 facturas .

Al registrarse por primera vez, también obtiene 3 facturas gratuitas para probar Billbooks. Las estimaciones no cuentan para sus facturas prepagas, por lo que puede crear tantas estimaciones como desee y solo se facturarán cuando envíe sus facturas.

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