Cómo lograr y mantener una «bandeja de entrada cero» sin herramientas

¿Alguna vez ha tenido un día en el que decide revisar el buzón de correo de su casa para ver si hay algo importante allí pero, en cambio, encuentra una inundación de correo inútil, folletos y material promocional que yacen allí durante siglos? Y en este montón de papeles no deseados, encuentra esa carta importante que había estado esperando durante bastante tiempo. Que frustrante.

Bueno, tuve una experiencia similar el otro día, pero con mi correo virtual. Utilizo Gmail desde tiempos inmemoriales. Siempre me ha proporcionado una cómoda experiencia de envío de correos. Sin embargo, últimamente me sentí demasiado cómodo, bastante perezoso con mis correos electrónicos entrantes. Y así sucedió que algunos de mis correos electrónicos muy importantes quedaron enterrados bajo un montón de correos electrónicos menos importantes.

Decidí dar el salto de coraje y administrar mi bandeja de entrada al nivel ‘Zero Inbox’, de una vez por todas. En este artículo, voy a compartir algunos consejos útiles que he descubierto y otras adiciones útiles sobre cómo mantener su bandeja de entrada de Gmail sin tener que usar software o complementos adicionales .

¿Qué es ‘Zero Inbox’?

Para un usuario de correo electrónico habitual que envía y recibe docenas (incluso cientos) de correos electrónicos todos los días, la ‘bandeja de entrada cero’ puede sonar tan mítica e irreal como un unicornio o Papá Noel, o un Papá Noel montado en un unicornio. Sin embargo, para ser más precisos, ‘cero bandeja de entrada’ no se trata de no tener correos electrónicos, sino de mantener su bandeja de entrada a un nivel en el que cada tipo de correo electrónico tenga su lugar y no abarrote la bandeja de entrada principal.

Como millones de otros usuarios de Gmail, solía pensar que es absolutamente natural que un correo electrónico se reciba y se guarde en la bandeja de entrada. Por otro lado, los expertos en productividad dicen que la bandeja de entrada debe usarse para los correos electrónicos más importantes. Todos los demás tipos de correos electrónicos menos importantes deben ir a carpetas asignadas específicamente.

Orígenes

El término ‘bandeja de entrada cero’ fue acuñado inicialmente por el predicador de la productividad Merlin Mann, quien dirige un famoso blog de productividad 43 Folders . En el año 2007 en Google Tech Talk, Mann dio una presentación en video de una hora sobre Inbox Zero .

Su idea básica es administrar su bandeja de entrada a través de una rutina de filtrado de correo electrónico auto-motivada sin tener que usar ningún complemento o software adicional. Aunque la idea de Mann sirvió de base para el mantenimiento del correo electrónico, otros expertos se han basado en este concepto y han dado consejos aún más útiles para lograr una «bandeja de entrada cero».

Consejos útiles para lograr una ‘bandeja de entrada cero’

El tiempo nunca se detiene y lo mismo ocurre con los correos electrónicos entrantes. Esto es algo que he aprendido a través del tiempo y la experiencia: hacer la vista gorda ante los correos electrónicos entrantes no resolverá el problema, sino que seguirá mordiéndote.

Por lo tanto, para deshacerse de la distracción causada por la acumulación de correos electrónicos, uno debe trabajar hacia, o al menos intentar lograr, «cero bandeja de entrada». Es totalmente comprensible que tomarse un tiempo para algo (aparentemente) tan trivial como la bandeja de entrada de un correo electrónico pueda parecer absurdo, pero seguir los consejos que se mencionan a continuación le dará algunas formas fáciles de hacerlo bien.

1. Atrévete a eliminar

Para administrar su bandeja de entrada, debe ser maduro en sus decisiones y ser lo suficientemente inteligente como para eliminar los correos electrónicos que no desea. La mayoría de las personas se acercan a los correos electrónicos como su guardarropa en los que guardan ropa pasada de moda con la esperanza de que su moda reviva algún día. Para ellos, es mejor estar seguros que no tener que comprar ropa nueva cuando tiene algo que todavía puede funcionar en su armario.

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2. OOR – Respuesta fuera de la oficina

Lo peor de irse de vacaciones es volver y encontrar cientos de correos electrónicos pendientes en su bandeja de entrada. Para evitar esto, la gente hace todo tipo de cosas, incluido un control regular de los correos electrónicos durante las vacaciones . Lo que probablemente no saben es que existe una función especial de Respuesta fuera de la oficina (OOR) en casi todos los proveedores de servicios de correo electrónico, incluido Gmail.

Todo lo que tienen que hacer es escribir un correo electrónico genérico que diga que está de vacaciones y responderá a todos los correos electrónicos una vez que regrese, y luego establecer una respuesta automática a todos los correos electrónicos entrantes . De esta manera, cuando regrese, habrá menos desorden del que lidiar en su bandeja de entrada.

3. Limpieza de operación semanal

Si está demasiado ocupado durante la semana para responder y filtrar los correos electrónicos en los que se reciben, tómese unas horas una vez a la semana para limpiar su bandeja de entrada y reducirla a cero.

No es necesario establecer una hora y tomar una habitación tranquila para hacerlo. Puede limpiar su bandeja de entrada mientras viaja en un tren o autobús, o cuando está sentado y esperando a alguien, o incluso mientras hace cola para tomar un café. Si tiene tiempo para jugar o charlar con un amigo, también tiene tiempo para borrar algunos correos electrónicos.

4. Filtros y etiquetas

Gmail tiene esta función especial para filtros y etiquetas que le brinda la mejor solución para organizar sus correos electrónicos entrantes. Puede crear diferentes filtros para diferentes tipos de correos electrónicos en función de los remitentes, el asunto o incluso las palabras clave. También puede personalizar los filtros con instrucciones adicionales como ‘Omitir la bandeja de entrada’ o ‘Eliminar’ cuando los reciba.

De esta manera, puede archivar sus correos electrónicos en diferentes etiquetas donde se guardan para el mantenimiento de registros. Esta característica es como mover algo a un archivador para guardarlo, en lugar de tirarlo a la basura. También puede clasificar las etiquetas de acuerdo con su naturaleza, como Leer, Hacer o Responder, etc. Le resultará más fácil priorizar sus respuestas por correo electrónico .

5. Cancelar la suscripción a las notificaciones silenciosas no deseadas

Los boletines electrónicos también son una de las cosas que más desordenan y que podrían acumularse en su bandeja de entrada y hacer que sus correos electrónicos importantes sean ignorados. Puede utilizar administradores como Unroll.me o, si no desea recibir ningún boletín electrónico o material promocional de una empresa, servicio o sitio web de redes sociales, entonces cancele su suscripción. Cada boletín, folleto, etc. tiene una opción de «cancelar suscripción» en la parte inferior del correo electrónico, y todo lo que tiene que hacer es hacer clic en él para deshacerse de él.

De manera similar, todos los sitios web de redes sociales como Twitter, LinkedIn, Facebook o StumbleUpon, etc.tienen la opción ‘Cambiar configuración de correo electrónico’ o la función ‘Silenciar’ en la parte inferior que puede brindarle una solución con un solo clic para administrar la acumulación de correo electrónico causada por su correo electrónico. notificaciones.

Conclusión

No importa a qué nivel de vida pertenecemos, los correos electrónicos se han convertido en una parte importante de nuestra comunicación diaria. Sin embargo, con esta bendición también vienen algunas complicaciones, y una de ellas es una bandeja de entrada inundada. Esto puede parecer un tema bastante trivial, sin embargo, mirar cientos de correos electrónicos no leídos causa frustración y distracción que afecta su productividad diaria .

Diferentes personas tienen diferentes enfoques, por lo tanto, no hay patrones establecidos para administrar su bandeja de entrada, y tampoco lograr una ‘bandeja de entrada cero’ es algo que se realiza una sola vez. Depende totalmente de usted hacer un esfuerzo de vez en cuando y mantener una bandeja de entrada bien administrada.

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