8 consejos de Microsoft OneDrive que debe conocer

Los servicios de disco en la nube se están volviendo muy populares hoy en día con servicios como Dropbox , Google Drive e incluso Amazon Drive . Microsoft tiene su propia versión, OneDrive , con muchas características mejoradas recientemente para una mejor experiencia en la nube.

Similar a Google Drive y Gmail, OneDrive funciona con una cuenta de Microsoft. Puede registrarse en el servicio con cualquier correo electrónico o iniciar sesión con una cuenta de MSN o Hotmail existente. (En una nota al margen, Microsoft también ha renovado su servicio de correo electrónico Outlook, que también puede usar como inicio de sesión).

En esta publicación, veremos algunas de las características del OneDrive renovado y compartiremos contigo 8 consejos para mejorar tu experiencia con OneDrive .

1. Edite los permisos para compartir archivos / carpetas de OneDrive

OneDrive ofrece compartir al igual que otros servicios de almacenamiento en la nube. Sin embargo, al generar un vínculo para compartir archivos a través de OneDrive, tiene la opción de controlar si los archivos tienen acceso “Solo ver”, “Ver y editar” o “Público”.

Esto también se aplica para compartir por correo electrónico o en un sitio web de una red social. Si desea monitorear quién ha estado editando el archivo que compartió, también puede configurar la opción que requiere que los usuarios inicien sesión primero.

Opciones para compartir SkyDrving

El panel de detalles a la derecha es una forma rápida de ver quién tiene acceso a un archivo o carpeta compartida y qué permisos se les otorga. Aproveche esto desactivando el uso compartido o cambiando los permisos con un solo clic.

Opciones de uso compartido rápido de OneDrive

2. Habilitar comentarios sobre archivos compartidos

Si bien los servicios tradicionales de intercambio de archivos le brindan solo un enlace para que la otra persona lo descargue, en OneDrive puede permitir que los usuarios con acceso a sus archivos compartidos comenten sobre ellos .

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Los usuarios que comenten sus archivos verán su imagen de perfil de Microsoft junto a sus comentarios (al estilo de Facebook) y al cambiar algunas configuraciones de privacidad, puede optar por permitir comentarios a solo algunos o todos sus amigos de Messenger, y sus amigos, o incluso Todos.

Configuración de comentarios

  1. Vaya a OneDrive.com y haga clic en el nombre de su perfil en la esquina superior derecha, luego haga clic en Editar perfil .
  2. Perfil de edición de OneDrive
  3. Luego, haga clic en el enlace en “Compartido con:” (“Algunos amigos de Messenger” es la opción predeterminada) para editar la configuración de privacidad según sus necesidades.
  4. Privacidad de edición de OneDrive
  5. Ahora podrá cambiar la configuración de privacidad sobre quién puede comentar sus archivos compartidos. Al deslizar la barra ‘Comentarios’ completamente hacia la derecha, todos los usuarios de una cuenta de Microsoft que tengan acceso al archivo podrán dejar un comentario.
  6. Privacidad de comentarios de OneDrive

3.Convierta OneDrive en la unidad “principal” de su PC

Este es un truco para las personas que usan las bibliotecas de Windows, ya que puede usar OneDrive para sincronizar todos sus archivos que estarán disponibles dondequiera que vaya. Así es como lo configura:

  1. Cree las siguientes carpetas en OneDrive. Nombra estas carpetas “Documentos”, “Música”, “Imágenes” y “Vídeos” respectivamente.
  2. Bibliotecas de OneDrive, paso 1
  3. En “Bibliotecas”, haga clic derecho en “Documentos” y haga clic en “Propiedades”.
  4. Bibliotecas de OneDrive, paso 2
  5. En la ventana Propiedades, haga clic en Incluir una carpeta . Luego navegue hasta donde está la carpeta OneDrive y luego haga clic en Incluir carpeta .
  6. Ahora verá la carpeta OneDrive en ‘Ubicaciones de bibliotecas’. Para cambiar su unidad principal, haga clic en la ubicación de la carpeta OneDrive y luego haga clic en Establecer ubicación para guardar .
  7. Bibliotecas de OneDrive, paso 3
  8. Repita los pasos para “Música”, “Imágenes” y “Videos” después de “Documentos”.
  9. Una vez que haya configurado las 3 bibliotecas restantes, ejecute el programa OneDrive y los resultados se parecerán a la imagen a continuación.
  10. Bibliotecas de OneDrive

4. Acceda a todos los archivos de su PC de forma remota

Una característica interesante (dependiendo de cómo se mire) para OneDrive es que puede acceder de forma remota a los archivos que están en su PC incluso si no están en la carpeta OneDrive.

Digamos que dejó un documento de trabajo importante en casa, no hay problema, solo acceda a su computadora a través de OneDrive y busque el archivo en la PC de su hogar desde el trabajo. El problema es que su PC debe estar funcionando y tener acceso a Internet, así como el programa OneDrive . La buena noticia es que esto también funciona incluso con la computadora bloqueada.

Acceso remoto de OneDrive

En cuanto a los problemas de seguridad, no tiene que preocuparse, ya que los archivos de su computadora no se pueden editar ni eliminar de esta manera, y solo puede transferir archivos desde su computadora a su carpeta OneDrive , no al revés. Básicamente, puede extraer archivos de su PC a través de OneDrive.

OneDrive también está disponible en dispositivos móviles de todas las plataformas: Windows Phone , iOS y Android . Sin embargo, solo se puede acceder a esta función a través del sitio web.

5. Ver o editar archivos simultáneamente

Es posible que editar documentos simultáneamente no sea una función muy nueva, ya que también está disponible en Google Drive. Sin embargo, con OneDrive podrá hacerlo con una versión en línea de los productos de Microsoft Office que incluye Word, PowerPoint, Excel y OneNote.

Aplicaciones web de Microsoft Office

Cualquier cambio realizado en un documento se sincronizará en línea. Aparecerán pequeñas ventanas emergentes que le notificarán que se ha realizado un cambio, ya sea por usted o un colaborador. Luego presiona ‘Guardar’ para ver la sección editada, resaltada con el nombre de la otra persona.

Aplicación OneDrive Word

Estas aplicaciones web de Microsoft Office le brindan todas las funcionalidades básicas que pueden proporcionar sus programas de escritorio. Incluso puede presentar presentaciones de diapositivas en PowerPoint a través de la aplicación web.

Aplicación OneDrive PowerPoint

Lo bueno es que después de la edición, su archivo se actualizará y el archivo de Microsoft Office estará listo para descargar o compartir de inmediato.

6. Sincronizar notas automáticamente con OneDrive

Puede agregar notas a OneDrive mientras está en su teléfono inteligente o tableta con la aplicación Microsoft OneNote Mobile, disponible en iOS , Android y Windows Phone . Inicie sesión con una cuenta de Microsoft para comenzar a usar la aplicación.

La interfaz se ve limpia y organizada, como puede ver en las siguientes tomas: iOS, Android y Windows Phone a la derecha.

OneNote Mobile

Puede crear listas de tareas pendientes completas con casillas de verificación o agregar imágenes a sus notas. Si desea enviar la nota por correo electrónico, se crea en formato de texto (con imágenes y listas incluidas) en lugar de en formato OneNote.

Correo electrónico móvil de OneNote

La aplicación sincroniza todas sus notas creadas con su cuenta de OneDrive automáticamente, lo cual es muy conveniente ya que luego puede acceder y editarlas en su computadora. También existe la opción de sincronizar solo notas seleccionadas con su cuenta de OneDrive.

7. Integre OneDrive con Gmail

Al instalar Attachments.me como una extensión de Google Chrome o un complemento de Firefox, puede adjuntar cualquier archivo en OneDrive a su cuenta de Gmail .

Al hacer clic en ‘Compartir desde OneDrive’, puede ver todos los archivos en su OneDrive. Una vez que haya seleccionado el archivo que desea, creará un enlace que podrá compartir con los destinatarios de su correo electrónico.

Adjunto de Gmail

Tenga en cuenta que los archivos que comparte a través de Attachments.me solo se pueden ver y no editar, lo que garantiza que su documento original permanecerá en OneDrive.

8. Evite errores con la papelera de reciclaje y el historial de versiones

Si elimina accidentalmente cualquier archivo de su dispositivo móvil o escritorio, OneDrive aún lo tendrá en una papelera de reciclaje en línea, que se encuentra en la esquina inferior izquierda del sitio.

Papelera de reciclaje OneDrive

OneDrive mantiene automáticamente 25 cambios realizados en sus archivos de documentos y con el Historial de versiones podrá restaurar a cualquiera de estas versiones anteriores, cuando sea necesario . Si es un ahorrador crónico, no se preocupe, ya que solo actualizará el “Historial de versiones” después de una sincronización exitosa.

Historial de versiones de OneDrive

Los artículos de la papelera de reciclaje se eliminarán automáticamente después de 30 días, pero si la papelera de reciclaje supera el 10% de su límite de almacenamiento total, el artículo más antiguo se eliminará después de haber estado allí durante 3 días.

Conclusión

Se puede decir que las características que ofrece OneDrive son características combinadas de dos o más servicios de almacenamiento en la nube. En general, ha mejorado la experiencia del usuario a través de su sitio web renovado, por lo que debería intentarlo.

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