19 útiles scripts de Google Apps para automatizar Google Drive

Google Drive ofrece excelentes funciones para almacenar y trabajar con diferentes tipos de archivos, pero carece de algunas funciones que son cruciales para su trabajo. Google Apps Scripts es un lenguaje de secuencias de comandos fácil de usar para realizar tareas que, de otro modo, no están disponibles en Drive.

Existen scripts que pueden permitirle leer / extraer texto de imágenes, convertir archivos, realizar copias de seguridad automáticas de fotos sociales o almacenar archivos adjuntos de Gmail. La mayoría de los scripts también le permiten automatizar estos servicios.

Veamos cómo hacer uso de los scripts de Google Apps para llenar los agujeros que faltan en Google Drive y hacer muchas más cosas sin herramientas de terceros.

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Cómo ejecutar scripts de Google Apps

Para crear y ejecutar un script en Drive, siga estos pasos:

  1. Cree / abra un documento o una hoja de Google. En el menú Herramientas , seleccione Editor de secuencias de comandos .
  2. Elimine el código existente y agregue su código. Vaya a Archivo > Guardar > agregar nombre de secuencia de comandos> Haga clic en Aceptar .
  3. Para ejecutar, haga clic en ►, o en el menú Ejecutar , seleccione una función. Si ejecuta el script por primera vez, le pedirá su autenticación. Verifique los permisos requeridos y haga clic en Permitir .
  4. Aparecerá una barra amarilla en la parte superior central para indicar que el script se está ejecutando.

Tenga en cuenta que estos pasos son para scripts generales y algunos scripts pueden requerir instrucciones adicionales específicas para su ejecución.

1. Convertir y enviar por correo electrónico hojas de Google

Que hace:

  • Convierte Google Sheets a PDF y las envía por correo usando su cuenta de Gmail
  • Le permite convertir y enviar solo una hoja usando su ID de hoja.
  • Envíe el PDF a varias personas agregando sus direcciones, separadas por comas.

Escenario de caso de uso:

Es útil en escenarios como cuando desea enviar datos de marketing a un tercero pero no desea compartir toda la hoja de cálculo. Puede utilizar este script para enviar una versión PDF. De esta manera, los datos requeridos se comparten sin comprometer la información de toda la hoja de cálculo.

2. Convierta imágenes a texto usando OCR

Que hace:

  • Convierte imágenes en documentos de texto utilizando la tecnología OCR; los guarda en su disco.

Escenario de caso de uso:

Este script resulta beneficioso en situaciones en las que necesita editar texto en imágenes o investigar sobre una gran cantidad de imágenes. Hace que las imágenes convertidas se puedan editar y buscar. Le ahorra tiempo y esfuerzos y ofrece una salida de texto confiable, ya que utiliza la tecnología OCR nativa de Google.

3. Realice un seguimiento de los editores de archivos en Google Drive

Que hace:

  • Descubre qué usuario realizó cambios en los archivos nativos de Google Drive.
  • Muestra las fechas y horas en las que se modificó el archivo junto con el nombre y la dirección de correo electrónico de los usuarios que realizaron los cambios en sus documentos / archivos compartidos.

Escenario de caso de uso:

Esta secuencia de comandos es útil para realizar un seguimiento de las modificaciones realizadas en su disco, incluidas hojas, documentos, presentaciones y otros formatos de Google Drive.

4. Guarde una página web en Google Drive.

Que hace:

  • Guarda o realiza una copia de seguridad de la página web en cualquier URL en Google Drive.
  • Obtiene la página web y la guarda como archivo HTML (por defecto) o su extensión configurada.
  • Mantiene una estructura de carpetas agradable para almacenar varias páginas web o sus copias.

Escenario de caso de uso:

Esta secuencia de comandos es muy útil para investigadores, académicos, blogueros y otros que necesitan investigar muchos sitios web y pueden necesitar guardarlos para referencia futura. Recuerde cambiar RESOURCE_URL en el fragmento por el enlace que desea descargar.

5. Envíe un documento de Google por correo electrónico

Que hace:

  • Envía un documento de Google por correo electrónico a cualquier persona y coloca el contenido del documento como el cuerpo del correo electrónico (en lugar de un archivo adjunto).
  • Convierte el documento a HTML y lo envía por correo electrónico

Escenario de caso de uso:

Si desea enviar algo no como un archivo adjunto sino como parte del correo electrónico, este es el que hace el trabajo. Tenga en cuenta que debe cambiar documentId, destinatario, sujeto a sus valores reales en la cuarta línea.

6. Aloje un sitio web en Google Drive

Que hace:

  • Aloje cualquier sitio web estático, incluidos archivos como HTML, CSS, JS, imagen, podcast, etc. en Google Drive. (Drive no se puede utilizar para ofrecer sitios dinámicos como los que utilizan backends PHP o Java).

Escenario de caso de uso:

Este script es útil cuando no desea comprar un plan de alojamiento o un dominio para su sitio. Es completamente gratuito y los servidores de Google son mucho más rápidos que muchos proveedores de alojamiento en el mundo.

7. Descargar fotos de Instagram en Drive

Que hace:

  • Descarga varias fotos de Instagram y guárdalas en tu disco automáticamente.
  • Descarga fotos usando ciertas etiquetas o desde cualquier URL de Instagram específica.
  • Las imágenes se guardan en una carpeta separada en Drive para facilitar el mantenimiento.

Escenario de caso de uso:

Es útil para los fanáticos, recolectores e investigadores de Instagram que mantienen copias de seguridad de datos en Drive.

8. Convierta un documento de Google en Markdown

Que hace:

  • Convierte un documento de Google al formato de rebajas (.md) .
  • Le envía automáticamente el documento convertido junto con las imágenes. (Tenga en cuenta que puede tener problemas con los datos que utilizan un formato complejo).

Escenario de caso de uso:

Es útil para blogueros y editores que utilizan regularmente el formato de rebajas para publicar en línea. Con esto, pueden evitar el trabajo manual de convertir su contenido para cada borrador.

9. Establecer la caducidad automática para datos compartidos

Que hace:

  • Establece un intervalo de vencimiento automático en los archivos y carpetas compartidos en Drive.
  • Elimina automáticamente el acceso a otros usuarios después de un período determinado (de caducidad automática).

Escenario de caso de uso:

Esta secuencia de comandos es útil para permitir un acceso limitado a los datos de su unidad y le evita preocuparse por olvidarse de dejar de compartir los datos. Esta función ya está disponible para los usuarios de Google Apps for Work , pero si es un usuario gratuito, entonces es para usted.

10. Guarde los archivos adjuntos de Gmail en Drive

Que hace:

  • Extrae y guarda todos los archivos adjuntos de Gmail en una carpeta en particular en su disco.
  • Notifique el progreso de los archivos adjuntos recuperados por correo electrónico, pero es necesario configurar las preferencias de notificación.

Escenario de caso de uso:

Si prefiere almacenar archivos adjuntos en almacenamientos en la nube como Drive, este es el script que debe obtener.

11. Buscar todos los archivos en Google Drive

Que hace:

  • Busca todos sus archivos en la unidad y muestra los resultados en un estilo simple de digerir en una hoja de Google.
  • Admite documentos, hojas, presentaciones y algunos otros formatos de texto.

Escenario de caso de uso:

Busque en sus archivos y pilas de datos rápidamente con esto.

12. Listar directorio en Google Drive

Que hace:

  • Enumera todos los archivos y carpetas del directorio de Google Drive de forma recursiva
  • Escriba estos datos en un formato fácil de ver en una hoja de cálculo.

Escenario de caso de uso:

Es bueno para entender todos los datos de su unidad y para fines de administración de archivos. Tenga en cuenta que para que este script funcione, primero debe establecer el folderId en el código. Una identificación de carpeta es todo lo que se encuentra después de la parte à ¢  € ˜ carpetas / ‘de la dirección de una carpeta.

13. Convierta Google Docs a HTML

Que hace:

  • Convierte Google Docs a formato HTML para compartir o usar fácilmente en páginas web o editores de código fuente.
  • Admite varias etiquetas HTML básicas u opciones de formato, pero entiende que no funciona muy bien para formatos de texto complejos.

Escenario de caso de uso:

Útil principalmente para escritores, bloggers y editores que buscan publicaciones para herramientas listas para HTML. Recuerde establecer las variables KEY y FILE_ID en el código.

14. Combinar datos de varias hojas

Que hace:

  • Fusiona datos de varias hojas de una hoja de cálculo en particular en una sola hoja en la hoja de cálculo actual.

Escenario de caso de uso:

Este script es útil en situaciones en las que tiene varias hojas de datos comunes (incluidos encabezados y estructura comunes) y desea combinarlos en una hoja grande de datos.

15. Exportar Hojas de cálculo de Google a archivos CSV

Que hace:

  • Exporta hojas de la hoja de cálculo actual como archivos CSV individuales en Drive.

Escenario de caso de uso:

Es útil para las personas que usan Hojas de cálculo con regularidad para administrar y almacenar datos y requieren datos en formato CSV para compartirlos o usarlos en otras aplicaciones. Sin esto, Google Sheets solo convierte y descarga una hoja a la vez.

Después de copiar el código en el Editor de secuencias de comandos, vuelva a abrir esa hoja de cálculo y verifique el menú Complementos .

16. Convertir una hoja de Google en factura PDF

Que hace:

  • Convierte cualquier hoja en particular en una factura en PDF y la guarda en su Drive.

Escenario de caso de uso:

Bueno para los usuarios que usan regularmente el ecosistema de Google Apps como herramienta de trabajo y tienen que lidiar con facturas de productos y demás.

17. Sube una URL directamente a Google Drive.

Que hace:

  • Carga cualquier archivo individual (o varios archivos) desde una URL específica a su disco automáticamente.
  • Los archivos se guardan en una carpeta específica en la unidad y puede cargar fácilmente varios archivos desde varios enlaces siempre que se proporcionen uno a la vez.

Escenario de caso de uso:

Para las personas a las que les gusta mantener los datos de la Web en Drive. Todo lo que necesita es el enlace de la página que necesita. Para usarlo, copie el código en el Editor de secuencias de comandos y vaya a Publicar > Implementar como aplicación web…

18. Descargar perfiles de Google+ en Hojas de cálculo de Google

Que hace:

  • Obtiene los datos de los perfiles de Google+ disponibles públicamente en una hoja de Google. Los datos obtenidos incluyen nombre, información del trabajo, foto de perfil y más.
  • La única entrada que requiere es la identificación del perfil de la persona sobre la que desea obtener datos y esto funciona para múltiples perfiles.

Escenario de caso de uso:

Esto es extremadamente útil para la entrada de datos y los analistas de redes sociales para la recopilación de datos.

19. Convertir archivos adjuntos de PDF a texto sin formato

Que hace:

  • Convierte todos los archivos adjuntos PDF de Gmail a formato de texto sin formato para compartir y almacenar fácilmente
  • Puede especificar el idioma original del PDF (para extraer el texto) y guardar los archivos de texto sin formato de salida junto con los archivos PDF originales en Google Drive.

Escenario de caso de uso:

Recibe regularmente archivos PDF por correo y desea guardarlos en Drive en formato original o de texto sin formato. Hace el trabajo por lotes.

¿Cómo encontraste esta lista? ¿Conoce más scripts de Google Apps que ayuden a facilitar la vida de un usuario de Drive? Háganos saber utilizando la sección de comentarios a continuación.

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